So ist das Programm als Admin gedacht.
🧭 Navigation
Oben in der Leiste gibt's mehr Reiter, als auf einmal passen — nach rechts wischen zeigt weitere. Schneller geht's über den Button "☰ Alle Bereiche" oben im Kopfbereich: zeigt alle Bereiche auf einmal mit kurzer Erklärung, ein Antippen springt direkt dorthin.
1. Admin einrichten
Beim allerersten Öffnen legst du deinen Admin-Zugang an. Notiere den Wiederherstellungscode — ohne ihn kommt niemand mehr rein, falls das Passwort vergessen wird.
2. Bankkonten anlegen
Unter Verwaltung → Bankkonten mindestens ein Konto mit Namen (und optional IBAN) anlegen, sonst lassen sich später keine Kontoauszüge zuordnen.
3. SEPA-Mandate & Rechnungen erfassen
Im Tab "Rechnungen" oben zwischen SEPA, Kunden-, Unternehmens- und Direktabrechnungen wählen, Foto/PDF hochladen, erkannte Felder prüfen, speichern. Am schnellsten geht's über den runden "+"-Button unten rechts — der erkennt den Dokumenttyp meist automatisch.
4. Kontoauszüge hochladen
Im Tab "Bank-Auszüge": Konto antippen, Jahr antippen, dann auf den passenden Monat tippen zum Hochladen. Die App gleicht automatisch ab, was bezahlt wurde und was fehlt.
5. Suche nutzen
Name, Kundennummer oder Rechnungsnummer eingeben — zeigt sofort SEPA-Status und alle Rechnungen dieser Person, mit Summen und Historie.
6. Mitarbeiter einrichten
Unter Verwaltung → Mitarbeiter anlegen. Sie können standardmäßig nur kontrollieren (keine Kontoauszüge sehen, nichts hochladen) — Kontozugriff zum Ansehen kann pro Mitarbeiter gezielt freigegeben werden.
7. Mahnwesen nutzen
Im Tab "Mahnungen": offene Kundenrechnungen und SEPA-Raten mit Restbetrag erscheinen dort automatisch. "Mahnung erstellen" erzeugt einen Brief und speichert ihn direkt an der Akte — das geht auch manuell für Fälle ohne gespeicherte Rechnung. Mahnungen wieder entfernen oder anpassen kann nur der Admin.
8. Kundenzugang einrichten
Im gleichnamigen Tab: Name, Kundennummer und Geburtsdatum eintragen, dann kann sich der Kunde selbst einloggen und nur seine eigenen Rechnungen samt Fälligkeit und Mahnstatus einsehen — sonst nichts. Funktioniert nur auf diesem Gerät.
Wichtig: Regelmäßig sichern!
Alles läuft nur lokal auf diesem Gerät/Browser. Unter Verwaltung → Datensicherung → "Alles exportieren" — am besten wöchentlich, sonst sind bei Cache-Löschung oder Gerätewechsel alle Daten weg.
Kurz erklärt, was du als Mitarbeiter machen kannst.
🧭 Navigation
Oben passen nicht alle Reiter auf einmal hin — Button "☰ Alle Bereiche" im Kopfbereich zeigt alle Bereiche mit kurzer Erklärung, antippen springt direkt dorthin.
1. Suche nutzen
Im Tab "Suche" Name, Kundennummer oder Rechnungsnummer eingeben — zeigt sofort, ob ein SEPA-Mandat hinterlegt ist, ob Rechnungen bezahlt oder offen sind, mit Summen.
2. Rechnungen & SEPA-Mandate ansehen
Im Tab "Rechnungen" siehst du alle gespeicherten SEPA-Mandate, Kunden-, Unternehmens- und Direktabrechnungen mit ihrem aktuellen Status. Neue erfassen oder löschen kann nur der Admin.
3. Mahnungen versenden
Im Tab "Mahnungen" kannst du für offene Rechnungen/Raten Mahnbriefe erstellen — die werden automatisch an der Akte gespeichert. Bereits versendete Mahnungen wieder entfernen oder ändern kann nur der Admin.
4. Kundenzugang freischalten
Im Tab "Kundenzugang" kannst auch du Kunden einen eigenen Login geben, mit dem sie nur ihre eigenen Rechnungen sehen.
5. Filtern
Über jeder Liste gibt es ein Filterfeld — Name eintippen, die Liste engt sich sofort ein.
Fragen?
Bei Unklarheiten wende dich an den Admin — er kann z.B. auch gezielt Kontoauszüge für dich freigeben.